Digital Transformation : à l’INAMI aussi !

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En vue de notre emménagement au Galilée fin 2020 et de la nouvelle façon dont nous travaillerons dans ce bâtiment, nous avons entamé un vaste trajet de digitalisation. Le travail et la collaboration « digital » sont bien entendu une condition de base pour pouvoir appliquer les principes de flex desk, de clean desk et de travail indépendant du lieu et du temps dans notre nouvel environnement. Mais c’est aussi un « moteur » pour offrir à nos clients un service encore meilleur et plus direct.

Automatiser nos processus et numériser nos flux papier

Cette transformation nécessite en premier lieu l'automatisation des processus et la digitalisation des interfaces avec nos clients pour s'assurer qu'aucun papier ne sera généré ou diffusé dans notre organisation à l'avenir.

En 2018, l'INAMI, le SPF Santé publique et l’Agence fédérale des médicaments et des Produits de santé (AFMPS) ont déjà lancé ensemble plusieurs projets de digitalisation. Ceci s’inscrit dans le cadre de la collaboration entre les services de soutien et de certains processus opérationnels des 3 organisations, comme indiqué dans le « redesign des administrations fédérales de soins de santé » et les grandes lignes de l'organisation en réseau de l’INAMI, du SPF Santé publique et de l’AFMPS.

De plus, une approche était nécessaire pour nous libérer du papier restant et pouvoir déménager en 2020 avec des documents/dossiers numériques, mais sans papier. Travailler sans papier exige aussi une façon de travailler et un état d’esprit fondamentalement différents. Pour ça, nous avons lancé en 2018 un trajet dans le cadre duquel nous avons progressivement mis en place de nouveaux outils digitaux d'organisation du travail et de collaboration, soutenus par la formation et l’accompagnement nécessaires.

Comment avons-nous fait ça ?

• Par le biais des projets décrits dans notre contrat d’administration et notre plan opérationnel, qui visent à atteindre un haut degré d'automatisation, en collaboration avec nos partenaires et nos clients.
• En offrant un maximum d'interfaces numériques pour les applications et les flux de données pour que les utilisateurs et les systèmes puissent collaborer avec nous de façon digitale. Par exemple, MyINAMI pour les dispensateurs de soins et le partage en ligne de documents et de fichiers.
• En examinant tous nos processus avec l’objectif de réduire les flux de papier et d’éliminer le papier restant. Les projets qui en résultent visent davantage la numérisation des flux et des papiers traités dans les processus que l'automatisation de processus entiers.
  
  

Éliminer nos archives papiers

Pour supprimer le papier existant, nous avons :

• organisé des « trash days » pour les documents pouvant être détruits.
• mis en boite les documents que nous devons conserver mais qui ne sont plus actifs. Ils resteront sur papier et seront stockés par notre partenaire externe Merak.
• préparé la numérisation des documents papier encore actifs, en développant les applications nécessaires à la numérisation, en acheminant les documents vers les bonnes solutions numériques d'archivage, et en assurant la force probante, etc.
  
  

Environnement de travail digital et culture digitale

Pendant notre évolution vers un environnement de travail digital complet, nous avons offert plusieurs outils pour soutenir l’organisation digitale du travail et pour faciliter la collaboration à distance. Nous avons proposé des formations et du matériel pour encourager le personnel à intégrer ces évolutions.

• Utiliser Outlook et de Skype de façon optimale pour gérer les présences/absences
• Informer sur la localisation, l'accessibilité et la disponibilité de chacun, etc.

En 2018, nous avons démarré le développement d'une plate-forme de connaissances digitales sur laquelle nos collaborateurs peuvent trouver des informations et du matériel de référence sur les outils numériques disponibles : manuels, cartes de démarrage rapide, vidéos, etc. Nous déploierons cette plate-forme en 2019.

Nos actions préalables indispensables

Pour pouvoir évoluer dans tous ces domaines, de nombreuses actions de soutien étaient nécessaires :

• Adapter la législation pour garantir la valeur probante et la force probante des informations et des documents numériques, ainsi que le caractère juridique des signatures numériques et des interfaces numériques telles que les formulaires Web intelligents.
• Étendre le support mobile: préparation de nos systèmes et méthodes de travail pour pouvoir donner un accès mobile aux données et aux services.
• Assurer la sécurité de l'information dans le contexte du GDPR. Les actions menées s'appuient sur les efforts considérables déployés par l'INAMI dans le cadre de la certification ISO 27001 et ont nécessité un certain nombre d'étapes supplémentaires pour se conformer à cette directive pour mi-2018, principalement en termes d'enregistrement de chaque mouvement sur les données.
• Suivre les développements et les innovations technologiques, tels que BlockChain, AI Intelligence Artificielle, IoE Internet of Everything, etc.
  
  

Gestion de données commune, Open Data en Big Data

Dans le cadre du programme « Data » du redesign des administrations fédérales de soins de santé, notre service ICT a collaboré avec celui du SPF Santé publique et celui de l’AFMPS pour exploiter et fournir des données aux publics cibles de nos organisations. Elles sont nécessaires dans le contexte de la transparence administrative, de la coopération avec les organismes assureurs (plate-forme de données commune) et des initiatives fédérales Open Data.

Plus d'informations

Nos bâtiments en vente en vue de notre déménagement en 2020

Annick Sools      Change manager

Nick Marly          ICT Manager