Bijkomende info over de verificatie van de identiteit van uw patiënten bij derdebetalersregeling in het ziekenhuis

Waarom is het belangrijk om deel te nemen aan de monitoringfase?

Om de gegevens van de elektronische verificatie van de identiteit van de patiënt in ziekenhuizen te registreren werd een nieuw recordtype 21 gecreëerd in het elektronisch facturatiebestand.

Sinds 1 mei 2022 heeft elk ziekenhuis de mogelijkheid om deel te nemen aan een monitoringfase. 

Tijdens deze monitoringfase worden de gegevens over de verificatie van de identiteit van de patiënt vrijblijvend geregistreerd in het elektronisch facturatiebestand. De verzekeringsinstellingen voeren controles uit op de records 21 maar de eventuele fouten worden op informatieve wijze gecommuniceerd met behulp van foutcodes van type E. 

Het is belangrijk voor u als ziekenhuis om deel te nemen aan de monitoringfase en het systeem uit te proberen. Dit maakt het voor uw ziekenhuis mogelijk om eventuele problemen te ontdekken en op te lossen.

Vanaf 1 september 2024 is de deelname aan de monitoringfase verplicht. Dit werd afgesproken tussen de ziekenhuizen en ziekenfondsen in het kader van een overgangsregeling. Tijdens de verplichte monitoringfase zal de facturatie niet meer aanvaard worden als recordtype 21 ontbreekt daar waar het nodig is. De verplichte monitoringfase zal eindigen op 31 december 2024.

Na de verplichte monitoringfase, dus vanaf 1 januari 2025, zullen de E-fouten worden omgezet in F-of R-fouten en zal de facturatie dus ook niet meer aanvaard worden als recordtype 21 niet correct werd ingevuld.

Om deel te nemen aan de monitoringfase hoeft u vooraf geen procedure te volgen. We vragen enkel om in zone 10 van recordtype 10 van het facturatiebestand met waarde 9 aan te geven dat u deelneemt aan de monitoringfase. 

Daarnaast vragen we aan ziekenhuizen die starten met de monitoringfase om dit te melden op het e-mailadres eid@riziv-inami.fgov.be. Dit stelt ons in staat om de deelnamegraad van de ziekenhuizen op te volgen. 

Voor welke instellingen geldt de verplichte verificatie?

De verificatie van de identiteit van de patiënt bij toepassing van de derdebetalersregeling wordt vanaf 1 april 2024 verplicht voor algemene en  psychiatrische ziekenhuizen. 

Voor welke verstrekkingen is de verificatie verplicht?

Aangezien de maatregel kadert binnen de verplichte ziekteverzekering, is ze niet van toepassing op geneeskundige verzorging die elektronisch wordt gefactureerd via Mediprima voor personen die niet verzekerd en niet verzekerbaar zijn binnen het kader van de verplichte ziekteverzekering.

De maatregel is ook niet van toepassing op elementen die behoren tot de bevoegdheid van de deelstaten, zoals de verblijfskosten in psychiatrische verzorgingstehuizen.

Ziekenhuizen moeten de identiteit van de patiënt verifiëren voor de geneeskundige verstrekkingen die ze aanrekenen aan de ziekenfondsen in het kader van de verplichte ziekteverzekering.

Dit geldt zowel voor ziekenhuisopnames als ambulante zorg (inclusief daghospitalisatie).

De verificatie wordt verplicht voor de ambulante zorg die wordt uitgevoerd vanaf 1 april 2024 en voor de ziekenhuisopnames die aanvangen vanaf 1 april 2024. 

Er bestaan een aantal geneeskundige verstrekkingen waarvoor het niet verplicht is om de identiteit van uw patiënten te verifiëren.

Voor welke patiënten is de verificatie verplicht?

De identiteit van de patiënt moet worden geverifieerd voor rechthebbenden van de verplichte ziekteverzekering.

Er geldt een uitzondering als het gaat over een pasgeborene (kind jonger dan drie maanden) of een patiënt die bij het ziekenfonds is ingeschreven op basis van een Europese ziekteverzekeringskaart, een S2 formulier, een E111 formulier, een E128 formulier of een Australische medi-kaart (= alle patiënten met CG1 = 18X).

Met welke identiteitsmiddelen kan u de identiteit van uw patiënten verifiëren?

De verificatie van de identiteit van uw patiënten moet in deze volgorde gebeuren aan de hand van: 

1. een elektronische identiteitskaart of elektronische vreemdelingenkaart, 
2. een attest van verlies of diefstal van de voormelde kaart, 
3. een ISI+ kaart,
4. of een attest van sociaal verzekerde.

Hoe moet u de identiteit van uw patiënten verifiëren bij een ziekenhuisopname?

Bij ziekenhuisopname wordt een identiteitsmiddel ingelezen binnen de 72 uur te rekenen vanaf de opname.

Hoe moet u de identiteit van uw patiënten verifiëren in geval van ambulante zorg (inclusief daghospitalisatie)?

Voor ambulante zorg moet een identiteitsmiddel 1 maal per dag worden ingelezen.

Als de patiënt op dezelfde dag verschillende ambulante verstrekkingen krijgt, wordt de lezing van het identiteitsmiddel gevolgd door ten minste 1 verificatie van de identiteit op basis van de identiteitsgegevens die werden geregistreerd in het elektronisch patiëntendossier door de lezing.

Concreet houdt dit in dat een personeelslid (administratief personeel of zorgverlener) de identiteitsgegevens, die werden opgeslagen in het elektronisch patiëntendossier door de lezing van een identiteitsmiddel, moet consulteren.

Elk ziekenhuis toont ons via een protocol aan dat hun software voorziet dat de ingelezen gegevens worden opgeladen in het elektronisch patiëntendossier en ook geraadpleegd worden door het personeel van het ziekenhuis. Bezorg ons dit protocol via het volgende e-mailadres: eid@riziv-inami.fgov.be ten laatste op 31/03/2024 en ook wanneer de inhoud van het doorgestuurde protocol wijzigt.

Voor terugkerende behandelingen moet een identiteitsmiddel slechts 1 keer per factuur worden ingelezen. Op de factuur moet wel een record 21 worden vermeld per dag. Concreet worden de gegevens over de lezing in de factuur herhaald per behandelingsdag. De volledige lijst van terugkerende behandelingen bestaat uit: chemotherapie, radiotherapie, immunotherapie, dialyse, IVF en nabehandeling geestelijke gezondheidszorg.

Welke informatie moet het protocol over verificatie van de identiteit van uw patiënten bevatten?

Het protocol moet beschrijven hoe:

• de lezing van een identiteitsmiddel in het ziekenhuis zorgt voor het registreren van bepaalde gegevens in het elektronisch patiëntendossier
• deze geregistreerde gegevens worden getoond aan een zorgverlener die de patiënt ambulant behandelt

Er bestaat voor dit protocol geen model. U kan gebruik maken van screenshots of tekst.

Kan u blijven werken met een eigen inschrijvingsapplicatie?

Ja, een inschrijving via een applicatie van het ziekenhuis wordt gelijkgesteld met een lezing van een identiteitsmiddel als:

• deze applicatie slechts kan worden gebruikt in de nabijheid van het ziekenhuis,
• het identiteitsdocument van de patiënt werd ingelezen bij zijn eerste bezoek aan het ziekenhuis.

Het ziekenhuis beschrijft de werking van de applicatie inclusief de voormelde voorwaarden voor gelijkstelling in een protocol. Bezorg ons dit protocol op het adres eid@riziv-inami.fgov.be ten laatste op 31/03/2024 en ook wanneer de inhoud van het doorgestuurde protocol wijzigt. Voor dit protocol bestaat geen model: u kan gebruik maken van screenshots of tekst.

Wat als uw patiënt geen identiteitsmiddel bezit op het ogenblik van de verstrekking?

Als uw patiënt op het ogenblik van de geneeskundige verzorging niet in het bezit is van een identiteitsmiddel, kan u de identiteit op geldige wijze verifiëren door:

• een kleefbriefje in te lezen (dit kan ook op een later tijdstip);
• gebruik te maken van zijn inschrijvingsnummer sociale zekerheid (INSZ) (dit kan ook op een later tijdstip);
• een identiteitsmiddel in te lezen op een later tijdstip nadat de geneeskundige verstrekking werd verleend;
• gebruik te maken van de toepassing Itsme.

Wat als uw patiënt wordt verzorgd buiten de administratieve openingsuren van het ziekenhuis?

Als de patiënt wordt verzorgd buiten de administratieve openingsuren van het ziekenhuis en zijn identiteitsmiddel niet kan worden ingelezen, kan u de identiteit van de patiënt op geldige wijze verifiëren door gebruik te maken van zijn inschrijvingsnummer sociale zekerheid (INSZ).

In de factuur preciseert u als reden voor het gebruik van het INSZ dat de prestatie heeft plaatsgevonden buiten de administratieve openingsuren van het ziekenhuis.

Wat als uw patiënt wordt verzorgd op een locatie zonder verbinding met de software van het ziekenhuis?

Als de patiënt thuis wordt verzorgd of in een locatie die niet is aangesloten op het informaticanetwerk van het ziekenhuis, kan u de identiteit van de patiënt op geldige wijze verifiëren door gebruik te maken van zijn inschrijvingsnummer sociale zekerheid (INSZ).

In de factuur preciseert u als reden voor het gebruik van het INSZ dat er geen verbinding is met de software.

Welke redenen kan u meedelen voor het gebruik van het INSZ van uw patiënt?

Als het ziekenhuis gebruik maakt van het inschrijvingsnummer sociale zekerheid (INSZ) van de patiënt om diens identiteit te verifiëren voor de geneeskundige verstrekking wordt verleend (= “manuele invoering” als “type lezing”), kan een van volgende redenen ingevuld worden:

• Patiënt legt identiteitsdocument voor zonder chip of patiënt legt identiteitsdocument voor met chip maar chip is defect;
• Patiënt legt identiteitsdocument voor met chip, streepjescode of datamatrixcode maar de kaartlezer is niet beschikbaar;
• Patiënt legt identiteitsdocument voor met chip, streepjescode of datamatrixcode maar de verstrekking vindt plaats op een locatie zonder verbinding met de software van het ziekenhuis;
• Patiënt legt geen identiteitsdocument voor tijdens zijn bezoek aan het ziekenhuis maar zijn identiteit werd vastgesteld door het ziekenhuis.

Wanneer het ziekenhuis de identiteit van de patiënt na de zorg verifieert door gebruik te maken van diens INSZ (= “a posteriori manuele invoering” als “type lezing”), kan een van volgende redenen ingevuld worden:

• Patiënt legt geen identiteitsdocument voor tijdens zijn bezoek aan het ziekenhuis;
• Patiënt legt identiteitsdocument voor met chip, streepjescode of datamatrixcode maar de software van het ziekenhuis is in panne;
• Patiënt legt identiteitsdocument voor met chip, streepjescode of datamatrixcode maar de verstrekking vindt plaats buiten de administratieve openingsuren van het ziekenhuis.