Vérifiez l'identité de vos patients en tiers payant comme praticien de l’art dentaire

Phase facultative à partir du 1er février 2026

Votre fournisseur de logiciels et les organismes assureurs travaillent sur les développements informatiques nécessaires pour que vous puissiez vérifier l'identité du patient par voie électronique et inclure les données nécessaires dans la facture électronique transmise aux organismes assureurs. L'objectif est de rendre cela possible à partir du 1er février 2026. 

Pour les prestations que vous dispensez à partir du 1er février 2026 en tiers payant, il vous sera donc possible, en tant que praticien de l’art dentaire, d'enregistrer facultativement les données de la lecture de la carte d'identité du patient dans le fichier de facturation électronique (= phase de monitoring).

Durant cette phase, les organismes assureurs effectueront des contrôles sur ces données, mais les éventuelles erreurs ne seront communiquées que de manière informative au cours de cette phase de monitoring et n'entraîneront pas de rejets de la facture. Après cette phase facultative, à partir du 1er octobre 2026, les erreurs entraîneront des rejets effectifs et la facturation ne sera donc plus acceptée.

Prenez donc dès maintenant l'habitude de vérifier l'identité de vos patients !

Pourquoi vérifier l'identité de vos patients ?

Identifier correctement le patient permet :

• de garantir plus encore de lui délivrer le bon soin, le bon traitement, et de lui attribuer les bonnes données médicales
• d’éviter les erreurs administratives et de facturation (coopération plus efficace entre les praticiens de l’art dentaire et les mutualités)
• de lutter contre la fraude éventuelle, y compris la fraude des patients quant à leur identité.

En aucun cas, vérifier l’identité du patient n’a pour but de réduire l’accessibilité aux soins.

Quel moyen d’identité devez-vous utiliser pour vérifier l'identité de vos patients ?

Utilisez en priorité pour identifier vos patients :

• pour un adulte : sa carte d’identité électronique belge (eID) ou sa carte d’étranger électronique
• pour un enfant : sa carte Kids-ID ou sa carte ISI+. La carte ISI+ est également disponible au format digital via MyGov.be et sera bientôt accessible sur les applications mobiles des mutualités.

Si le patient ne possède pas l'un de ces documents, utilisez :

• une attestation de perte ou de vol de la carte d'identité,
• une attestation d’assuré social,
• ou une vignette de la mutualité.

Comment vérifier l'identité de vos patients ?

Lisez la puce du moyen d'identité ou, dans le cas des moyens d'identité sans puce, le code datamatrix ou le code-barres.

Si le patient ne dispose pas de moyen d’identité lors de la visite chez le praticien de l’art dentaire, son identité peut être vérifiée via l'application Itsme.

Dans certaines situations, vous pouvez ne pas être capable de lire un moyen d'identité. Dans ce cas, enregistrez l’encodage manuel du numéro d'identification à la sécurité sociale de votre patient comme type de lecture. Si le patient ne possède qu'une attestation de perte ou de vol d'un document d'identité, c'est la seule option.

Quelles données devez-vous enregistrer ?

Enregistrez :

• la nature du document d'identité et, le cas échéant, le numéro de série du support
• le type de lecture (puce, code datamatrix, code-barres, Itsme, ‘encodage manuel’)
• la raison de l’utilisation d’une vignette de la mutualité (si d’application)
• la raison de l’utilisation de l’encodage manuel (si d'application)
• la date et l'heure de la lecture.

Si vous ne lisez pas un moyen d'identité électroniquement mais facturez tout de même électroniquement en tiers payant (= utilisation du type de lecture ‘encodage manuel’), vous devez indiquer l'une des raisons suivantes lors de la facturation :

• Votre patient vous présente un document d'identité sans puce ou avec une puce défectueuse
• Votre lecteur de cartes ne fonctionne pas
• Votre système informatique est temporairement hors service
• Votre patient ne dispose pas d'un moyen d'identité au moment des soins dentaires, mais vous avez établi son identité
• Votre patient est décédé pendant la période de confection de sa prothèse dentaire, ou bien il est atteint d'un cancer ou souffre d'anondontie ou d'oligodontie et les prothèses ont été interrompues prématurément en raison du décès de votre patient ou pour des raisons médicales impérieuses.

Si vous utilisez une vignette de la mutualité pour vérifier l'identité de votre patient, vous devez indiquer l'une des deux raisons suivantes lors de la facturation :

• Aucun contact patient n'est requis pour cette prestation.
• Le patient ne possède pas de document d'identité.

Dans quels cas ne devez-vous pas vérifier l'identité du patient électroniquement ?

Vous ne devez pas vérifier l'identité du patient si celui-ci a moins de 3 mois et/ou est couvert par l’assurance obligatoire soins de santé à charge de l'étranger (cette dernière inclut tous les patients avec CT1 = 18X).

Il existe également une exception pour :

• les avis téléphoniques,
• l'analyse des données et l’élaboration d’un plan de traitement et conservation de l’annexe 60 ou équivalent dans le dossier patient
• l'analyse céphalométrique sur une téléradiographie remboursable, à l'exclusion de la radiographie dans le cadre de l'orthodontie.