Tandartsen: verifieer de identiteit van uw patiënten bij derdebetaler

Facultatieve fase vanaf 1 februari 2026

Uw softwareleverancier en de verzekeringsinstellingen zijn bezig met de nodige ICT-ontwikkelingen om ervoor te zorgen dat u de identiteit van uw patiënten elektronisch kan verifiëren en de nodige gegevens kan opnemen in de elektronische factuur die naar de verzekeringsinstellingen wordt gestuurd. Ze streven ernaar om dit mogelijk te maken vanaf 1 februari 2026. 

Voor de verstrekkingen die u verleent vanaf 1 februari 2026 in de derdebetalersregeling zal het voor u als tandheelkundige dus mogelijk zijn om de gegevens van de lezing van de identiteitskaart van uw patiënten op facultatieve wijze te registreren in het elektronisch facturatiebestand (= monitoringfase).

De verzekeringsinstellingen zullen controles uitvoeren op deze gegevens, maar eventuele fouten zullen tijdens deze monitoringfase slechts op informatieve wijze gecommuniceerd worden en geen verwerpingen van facturen tot gevolg hebben. Na deze facultatieve fase, vanaf 1 oktober 2026, zullen de fouten wél tot effectieve verwerpingen leiden en zal de facturatie dus niet meer aanvaard worden.

Maak er nu al de gewoonte van om de identiteit van uw patiënten te verifiëren!

Waarom de identiteit van uw patiënten verifiëren?

De patiënt correct identificeren, zorgt voor:

• een extra garantie op de beste zorg, de juiste behandeling en een correcte toekenning van medische gegevens voor de patiënt
• het vermijden van administratieve fouten en facturatiefouten (een efficiënte samenwerking tussen de tandheelkundigen en de ziekenfondsen)
• het bestrijden van eventuele fraude, waaronder mogelijke identiteitsfraude door patiënten

Het verifiëren van de identiteit van de patiënt heeft in geen enkel geval als doel om de toegankelijkheid van de geneeskundige verzorging te beperken.

Welke identiteitsmiddelen gebruiken om de identiteit van uw patiënten verifiëren?

Gebruik bij voorkeur de volgende identiteitsmiddelen om uw patiënt te identificeren:

• voor een volwassene: zijn Belgische elektronische identiteitskaart (eID) of elektronische vreemdelingenkaart
• voor een kind: zijn Kids-ID of ISI+ kaart. De ISI+ kaart is ook digitaal ter beschikking via MyGov.be, de app met officiële overheidsdocumenten, en zal op korte termijn ook beschikbaar zijn via de mobiele toepassingen van de ziekenfondsen.

Als de patiënt niet beschikt over een van deze documenten, gebruik dan:

• een attest van verlies of diefstal van de identiteitskaart
• een attest van sociaal verzekerde
• of een kleefbriefje van het ziekenfonds.

Hoe de identiteit van uw patiënten verifiëren?

Lees de chip van het identiteitsmiddel of, bij identiteitsmiddelen zonder chip, de datamatrixcode of streepjescode.
Als de patiënt geen identiteitsmiddel bezit bij zijn bezoek aan de tandheelkundige, kan de identiteit van de patiënt worden geverifieerd via de applicatie Itsme.

In bepaalde situaties is het mogelijk dat u geen identiteitsmiddel kan lezen. In dat geval registreert u als type lezing de ‘manuele invoering van het identificatienummer van de sociale zekerheid’ van uw patiënt. Wanneer de patiënt enkel beschikt over een geldig attest van verlies of diefstal van een identificatiedocument is dit de enige mogelijkheid.

Welke gegevens moet u registreren?

Registreer:

• de aard van het identiteitsdocument en, indien beschikbaar, het serienummer van de drager
• het type lezing (chip, datamatrixcode, streepjescode, Itsme, ‘manuele invoering’)
• de reden van het gebruik van een kleefbriefje van het ziekenfonds (indien van toepassing)
• de reden van ‘manuele invoering’ (indien van toepassing)
• de datum en het uur van de lezing.

Wanneer u geen identiteitsmiddel elektronisch leest maar toch elektronisch factureert in de derdebetalersregeling (= gebruik van type lezing ‘manuele invoering’), moet u een van de onderstaande redenen aanduiden bij het factureren:

• uw patiënt legt u een identiteitsdocument voor zonder chip of met een defecte chip
• uw kaartlezer werkt niet
• uw informaticasysteem is tijdelijk in panne
• uw patiënt bezit geen identiteitsmiddel op het ogenblik van de tandzorg maar u heeft zijn identiteit vastgesteld
• uw patiënt is overleden tijdens de confectieperiode van zijn tandprothese of uw patiënt is kankerpatiënt of lijdt aan anondontie of oligodontie en de prothetische werken werden vroegtijdig afgebroken wegens het overlijden van uw patiënt of om dwingende medische redenen.

Wanneer u gebruik maakt van een kleefbriefje van het ziekenfonds om de identiteit van uw patiënt te verifiëren,  moet u een van de volgende 2 redenen aanduiden bij de facturatie:

• er is geen patiëntencontact vereist voor deze verstrekking
• de patiënt bezit geen identiteitsdocument.

In welke gevallen moet u de identiteit van de patiënt niet elektronisch verifiëren?

U moet de identiteit van de patiënt niet verifiëren als uw patiënt jonger is dan 3 maanden en/of van de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging geniet ten laste van het buitenland (dit laatste omvat alle patiënten met CT1 = 18X).

Daarnaast bestaat er een uitzondering voor:

• de verstrekkingen telefonisch advies
• de analyse van de gegevens en opstellen van een behandelingsplan en bewaring van bijlage 60 of het equivalent in het dossier van de patiënt
• de cephalometrische analyse op een vergoedbare teleradiografie, met uitzondering van de radiografie in het kader van orthodontie.