Organiseer een navorming in het kader van de accreditering van de tandartsen

Hoe krijgt u uw erkenning als organisator van een navorming? (Nieuwe online procedure)

U dient de erkenningsaanvraag online in onze accrediteringtoepassing, toegankelijk via ons ProGezondheid-portaal. U kiest via services voor ‘Accreditering’. Daarna kiest u voor ‘Navorming organiseren’ en vervolgens voor ‘De erkenning van mijn organisatie(s)’.

U vult alle gegevens over uw organisatie in en dient uw erkenningsaanvraag in. De Stuurgroep Kwaliteitspromotie beoordeelt uw aanvraag.

Om als organisator te worden erkend, moet u aan de voorwaarden voldoen en de volgende stappen ondernemen.

• U bent ‘niet-commercieel’. Dat houdt het volgende in:
  • U streeft geen winstgevend doel na en hebt een open boekhouding die op vraag van de Stuurgroep kwaliteitspromotie tandheelkunde kan worden gecontroleerd. De gelden gegenereerd door de organisatie van navormingen mag u enkel gebruiken voor de voorbereiding, de organisatie en de bevordering van de navorming, met inbegrip van wetenschappelijk onderzoek. Op het ogenblik dat u kennis neemt van het werkingsreglement voor de organisatoren van bijscholingsactiviteiten en peer-review sessies, legt u hierover een verklaring op eer af (zie bijlage D van het werkingsreglement).
  • Een VZW of een bedrijf met rechtstreekse of onrechtstreekse commerciële belangen bij de tandheelkundige sector (dentaal labo, dentale firma, farmaceutisch bedrijf, enz.) of een vereniging die met één of meerdere firma bedrijf(ven) hierbij betrokken is, kan niet als organisator worden erkend, maar kan wel als sponsor optreden.
  • Aankondigingsdrukwerk, uitnodigingsbrieven, cursusmateriaal , enz. moeten het briefhoofd van de verantwoordelijke organisator dragen. De naam van de sponsor kan echter discreet worden vermeld.
  • U mag tijdens de navormingen geen reclamestands van de sponsors toelaten binnen de leslokalen. Die reclamestands zijn wel toegelaten in een afzonderlijke ruimte (receptieruimte, hal, enz.). Navormingen georganiseerd in een bedrijf dat rechtstreeks met het thema verbonden is en/of er belangen bij heeft, komen niet voor de accreditering in aanmerking.
  • Zonder in tegenspraak te zijn met de voorwaarden met betrekking tot de sponsoring van navorming (zie hieronder), kan de sponsoring alle modaliteiten betreffen, met uitzondering van de honoraria van de sprekers. Om de onafhankelijkheid te waarborgen, moet de verantwoordelijke organisator altijd de honoraria betalen.
  • U moet de sponsor en de reclameboodschap identificeren. Die boodschap moet beperkt blijven in tijd en ruimte. U kunt noch sponsor, noch enige spreker zijn. Dit houdt in dat er een ruime diversiteit van sprekers wordt aangeboden, die niet beperkt is tot de bestuursleden van de organisatie of tot medewerkers binnen dezelfde praktijkstructuur.
  • U aanvaardt de aanwezigheid van observatoren die de Stuurgroep kwaliteitspromotie tandheelkunde stuurt naar de navormingen die u organiseert. In geval van een laattijdige aanvraag tot erkenning van een activiteit (minder dan 30 dagen voor de datum van de activiteit), kan de Stuurgroep kopieën opeisen van het gebruikte cursusmateriaal (presentaties, syllabus, enz.)
  • Een organisator mag zijn naam niet verlenen aan een andere organisator en/of navorming die werd geweigerd door de Stuurgroep. Een erkende navorming kan niet dienen als inleiding tot een commerciële presentatie die plaats vindt op dezelfde dag.
     
• Om erkend te worden als organisatie moet u door 10 tandartsen voorgedragen worden. De tandartsen die u als voordrager aanduidt zullen uitgenodigd worden om deze voordracht te aanvaarden. Doen een of meer tandartsen dit niet, kunt u bijkomende tandartsen aanduiden tot u 10 voordragers hebt. U kunt deze beheren via uw ingediende aanvraag onder ‘Voordragers beheren’.
   
• U aanvaardt het accrediteringsreglement en het werkingsreglement voor organisatoren.
   
• U verbindt zich ertoe om elke verandering in uw statuten aan de Stuurgroep mee te delen.

Wat moet u doen wanneer u als organisator van navormingen bent erkend?

Wanneer u als organisator van navormingen bent erkend, dan moet u de volgende stappen zetten:

• Vraag de erkenning voor uw navorming aan vóór de datum
  • Online, via de functie “Navorming organiseren" in onze accrediteringtoepassing, toegankelijk via ons ProGezondheid-portaal. 
  • De Stuurgroep kan de navormingen, georganiseerd in België, erkennen. Om de beslissing van de Stuurgroep te krijgen vóór de dag waarop de navorming wordt georganiseerd, vraag de erkenning dan 120 dagen vóór die datum aan. Per dag kunnen maximaal 40 AE (equivalent van 6 uur navorming) worden toegekend. De inhoud van de gevraagde navorming dient voldoende gedetailleerd te zijn.
  • De spreker(s) moet onafhankelijk zijn ten aanzien van commerciële firma’s, producten en technieken en als organisator waakt u over deze onafhankelijkheid. Gelieve een duidelijk CV van de spreker(s) toe te voegen.
     
• Als u in uw aankondiging vermeldt ‘accreditering aangevraagd’, breng de deelnemers dan  schriftelijk op de hoogte van de eindbeslissing van de Stuurgroep. Indien de beslissing negatief is of een ander deelgebied betreft dan hetgeen aangevraagd werd, moet de organisator de deelnemers hiervan persoonlijk op de hoogte brengen onmiddellijk na ontvangen van de beslissing, met vermelding van de verandering ten opzichte van de aankondiging.
   
• Als u de erkenning aanvraagt voor een “herhalingsnavorming”, voeg dan online de laatst beschikbare evaluatie toe.
   
• Na een navorming moet elke deelnemer uiterlijk 10 dagen nadat de navorming heeft plaatsgevonden het evaluatieformulier invullen en dit gedurende 5 jaar bewaren.
  
  Als u het online ingevulde evaluatieformulier hebt ontvangen, geef dan verplicht het aanwezigheidsattest aan de deelnemer, met daarop uw stempel en uw handtekening of met een elektronische authentificatie. De deelnemer moet dat aanwezigheidsattest bijhouden. In geval van betwisting, bij weigering door de Stuurgroep, kan het aanwezigheidsattest dienen als bewijs van deelname. U kunt het aanwezigheidsattest ook elektronisch opsturen naar de deelnemer.
   
• Registreer de aanwezigheden van de deelnemers nauwkeurig en bezorg de deelnemerslijst online in onze accrediteringtoepassing, toegankelijk via ons ProGezondheid-portaal.
   
• Wees bereid om gratis mee te werken aan de vorming van de organisatoren en moderatoren van de peer reviews om die te harmoniseren. Als u een dergelijke vorming wil organiseren, dan kunt u hiervoor een erkenning aanvragen.
   
• Organiseer minstens één navorming in de loop van het kalenderjaar.

Hoe lang is uw erkenning als organisator van navormingen geldig?

Uw erkenning als organisator vervalt automatisch als u gedurende het kalenderjaar geen enkele navorming in het kader van de accreditering organiseert.

Als u uw erkenning bent verloren en opnieuw navormingen wil organiseren, vraag dan een nieuwe erkenning als organisator aan volgens de gewone procedure.

Welke navormingen worden in het kader van de accreditering erkend?

De Stuurgroep Kwaliteitspromotie erkent de navormingen die in België worden georganiseerd op gemotiveerd advies van de Evaluatiecommissie.

• Navormingen op afstand “Webinars”

Navormingen op afstand, ook wel “webinars” genoemd, kunnen worden erkend in het accrediteringssysteem voor tandartsen. Met “webinars” bedoelen we de mogelijkheid om via een computer en een internetverbinding op afstand de navorming te kunnen volgen, zonder dat de deelnemer fysiek aanwezig is in de navormingszaal.

Enkel livesessies worden in aanmerking genomen voor de accreditering. Dit zijn sessies die interactie mogelijk maken, en (dus) geen vooraf opgenomen sessies of een e-learning systeem (learning on demand). Deze worden nog niet in aanmerking genomen voor de accreditering.

Alle verplichtingen van het reglement zijn op dezelfde manier van toepassing op “webinars”. Voor de daadwerkelijke registratie van de controle op het deelnemen, wordt tijdens en na de navorming meerdere keren gebruik gemaakt van een aanwezigheidscontrolesysteem.

Dit veronderstelt dat de deelnemers kunnen communiceren via een toetsenbord. Het niet reageren op deze aanwezigheidscontroles maakt de deelname ongeldig.

Alleen "webinars" georganiseerd door organisatoren erkend in het accrediteringssysteem voor tandartsen kunnen in aanmerking worden genomen.

Om voldoende aandacht te behouden is de geautoriseerde duur van een erkende webinar maximaal 1,5 uur wordt er slechts één webinar per dag en per deelnemer in aanmerking genomen.
Het maximale aantal webinars dat in aanmerking wordt genomen is 3 per jaar, wat een totaal vertegenwoordigt van maximaal 30 AE.

Als technische problemen een volledige effectieve deelname verhinderen, kan er geen validatie van de deelname worden verleend.

De deelnemende tandarts is als enige verantwoordelijk voor problemen die verband houden met de kwaliteit van zijn internetverbinding en/of computerapparatuur.

U bent verantwoordelijk voor het toezicht op de actieve monitoring van de deelnemers tijdens de sessie en bezorgt het RIZIV - op verzoek - de bestanden met betrekking tot deze controles.

U opent het virtuele klaslokaal een half uur voor de starttijd om technische problemen op te lossen en op tijd te starten.

U zorgt voor technische assistentie die telefonisch bereikbaar is, gedurende dit half uur en gedurende de duur van de navorming, zodat de deelnemer zijn verbindingsproblemen kan oplossen.

• Herhalingsnavormingen

Dit zijn navormingen die identiek zijn aan een erkende navorming, zowel qua inhoud, tijdsduur als qua sprekers.

Het aantal AE en toegekende deelgebieden zijn identiek aan de navorming eerder gehouden als de datum van de organisatie in hetzelfde kalenderjaar of het voorafgaande kalenderjaar was. 

• Theoretische cursussen en klinische stages georganiseerd in het kader van een  universitaire bijkomende opleiding (type Master na Master, Clinical Postgraduate, enz.)

Die cursussen kunnen in aanmerking komen voor de accreditering, volgens de normale erkenningsprocedure, behalve voor de studenten die deze specifieke bijkomende opleiding volgen op basis van een inschrijving aan de universiteit. Die studenten kunnen AE verwerven door in het kader van de accreditering erkende cursussen te volgen buiten hun specifieke verplichte opleiding.

• Navormingen die in een ander accrediteringssysteem zijn aanvaard (bv. accrediteringsysteem artsen).

Deze worden niet automatisch geaccrediteerd voor de tandartsen. U moet de aanvraagprocedure volgen die eigen is aan het accrediteringssysteem van de tandartsen.

• Om voor de accreditering in aanmerking te komen, moet een navorming voor alle tandartsen openstaan, de reglementering inzake sponsoring gerespecteerd worden en moet de aankondiging ervan openbaar zijn. 

Voor een overzicht van de navormingen in het kader van de accreditering, die zijn erkend of waarvoor een erkenning is aangevraagd, raadpleeg de onlinecatalogus.